Capitolul
I  Studiul ?i analiza sistemului existent 

 

1.1 Prezentarea succint? a unit??ii economico – sociale

Societatea Na?ional?
S.C. ALEXACOM S.A. a fost a fost lansat? în anul 2014, cu un capital str?in de
90% provenit din Statele Unite ale Americii. Sediul societ??ii este în Bucure?ti,
Bdul. Libert??ii 29. Exist? în România sub acest nume din anul 2013, dar a luat
na?tere cu mul?i ani în urma, fiind principalul operator na?ional de telefonie
fix?, de?inând monopolul în acest domeniu pân? în anul 2008. În anul 2010,
compania de?ine în portofoliu 2,6 milioane de clien?i de telefonie fix?. În
prezent compania de?ine aproximativ 300 de magazine si alte aproximativ 200 de
magazine partenere în toate ora?ele din România. Capitalul social al societ??ii
ALEXCOM S.A este de aproximativ 318.500.000 Lei vechi (31800,00 Ron).

1.2 Activit??ile desf??urate în unitatea economic?

We will write a custom essay sample on
Capitolul ora?ele din România. Capitalul social al societ??ii
Specifically for you for only $16.38 $13.9/page


order now

Compania
S.C ALEXACOM S.A opereaz? în domeniul telecomunica?iilor, obiectul principal de
activitate fiind modernizarea, extinderea si între?inerea re?elelor ?i liniilor
de telecomunica?ii prin cablu ?i fibr? optic?. Are ca principale domenii de
activitate telefonia mobil? ?i fix?, furnizarea accesului la internet de mare
vitez? ?i televiziune digital? prin satelit sau internet.

 Activit??ile principale cuprind în detaliu
urm?toarele aspecte:

§  Operarea, instalarea, administrarea ?i exploatarea
infrastructurii de telecomunica?ii de orice fel, la nivel local, interna?ional
?i na?ional.

§  Dezvoltarea si administrarea de servicii de
telecomunica?ii locale, interna?ionale ?i na?ionale.

Cu
trecerea anilor, num?rul persoanelor care au dorit s? de?in? un sistem de
securitate avansat a crescut, iar de aceea compania s-a extins si pe planul
mont?rii echipamentelor de securitate, acest lucru fiind valabil doar
persoanelor juridice sau companiilor.

Aceast?
activitate cuprinzând operarea, instalarea ?i administrarea sistemelor de
securitate avansate la nivel na?ional, precum ?i dezvoltarea acesteia.

Locul
în sfera economic?:

Dintre
principalii furnizori autoriza?i cu care societatea are încheiate contracte se pot
enumera urm?torii:

§  ENEL – una dintre cele mai mari companii de produc?ie ?i
furnizare a energiei electrice.

§  LENOVO – compania num?rul unu, dup? HP, în produc?ia de
PC-uri, ce furnizeaz? calculatoare ?i laptopuri.

§  MICROSOFT – compania ce furnizeaz? atât pachetele
software Windows, cât ?i cele Office necesare.

     Principalii
furnizorii ce asigur? echipamentele temei propuse sunt:

§ 
PRIME
TELECOM – sisteme electronice de securitate

§ 
ICCO
SYSTEMS- sisteme de securitate

§ 
NEXIA
CONSULTING – servicii, solu?ii ?i produse în domeniul telecomunica?iilor ?i IT

§ 
ELSACO
– echipamente ?i solu?ii pentru comunica?ii ?i achizi?ii date

Num?rul
mediu de salaria?i 2011-2017:

 

 

 

 

 

 

Cifra
de afaceri în ultimii 7 ani (RON):

 

Clien?ii
societ??ii sunt persoane juridice sau companii aflate pe teritoriul României,
pentru care se efectueaz? o lucrare sau un serviciu în termenii ?i condi?iile
acceptate de client ?i prev?zute într-un contract.

Evolu?ia
clien?ilor în perioada 2013 – 2017 fa?? de alte 2 companii concurente:

 

1.3
Studiul sistemului de conducere

 Organigrama
societ??ii S.C ALEXACOM S.A. este urm?toarea:

Consiliul de
administra?ie

  

Director general

                                                                                                    

 

Director executiv

Departamentul de vânz?ri

Departamentul financiar contabilitate

Departamentul de livr?ri ?i suport vânz?ri

Departamentul de IT

Departamentul de resurse umane

 

 

 

 

Fluxul informa?ional  reprezint? totalitatea informa?iilor
transmise într-un timp determinat, de la o surs? de informa?ii la un receptor,
printr-o mul?ime de canale informa?ionale.

Fluxurile informa?ionale precum
?i conexiunile ce se stabilesc între componentele acestora sunt cuprinse
într-un sistem informa?ional.

Pentru desf??urarea unei activit??i
sau executarea unei opera?ii este necesar? fluxul informa?ional dintre emi??tor
?i receptor.

Consiliul de
administra?ie

Director general

Director executiv

Departamentul de vânz?ri

Departamentul financiar contabilitate

Departamentul de livr?ri ?i suport vânz?ri

Departamentul de IT

Departamentul de resurse umane

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                      

 

Consiliul de administra?ie:

–       
 Ia toate deciziile
supreme din societate.

–       
Stabile?te structura organizatoric? a societ??ii.

–       
Alege directorul general.

–       
Stabile?te fondul de salarizare.

–       
Stabile?te politica financiar contabil? a unit??ii.

Director general :

–       
Pune în aplicare tot ce s-a stabilit de c?tre consiliu de
administra?ie.

–       
Ia toate deciziile importante din societate.

–       
Coordoneaz? în totalitate activitatea societ??ii.

–       
Stabile?te fiec?rui departament sarcinile.

–       
Este r?spunz?tor direct de toate rezultatele economice
ale societ??ii.

Director executiv:

–       
Urm?re?te derularea în unitate precum ?i parteneriatul cu
furnizorii.

 1.4 Studiul sistemului condus

Departamentul de vânz?ri: Se ocup? cu preluarea cererilor
de lucr?ri ale clien?ilor, le pun la dispozi?ie agen?i de vânz?ri pentru a
încheia contracte sau pentru a întocmi procese verbale.

Departamentul financiar contabilitate: Se ocup? cu gestionarea
financiar contabil? a companiei, întocme?te situa?ii ?i rapoarte contabile ?i
urm?re?te încas?rile ?i pl??ile c?tre clien?i ?i furnizori.

Departamentul de livr?ri ?i suport vânz?ri: Se ocup? cu
implementarea contractelor ?i a proceselor verbale primite de la agen?ii de
vânzare, dar ?i de emiterea facturilor pe baza c?rora sunt achitate de c?tre
clien?i/companii contractele.

Departamentul de IT: Se ocup? cu partea informatic? a
companiei, incluzând atât partea software cât ?i cea hardware de la fiecare
departament în parte, asigur? securitatea datelor ?i buna func?ionare a
re?elelor de calculatoare ?i r?spunde de prelucrarea rapida a informa?iilor,
dar ?i de transmiterea rapoartelor ale activit??ilor de management al
contractelor.

Departamentul de resurse umane: Se ocup? cu elaborarea unor
sisteme echitabile de compensare ?i remunerare a angaja?ilor, recrutarea
personalului ?i integrarea acestora în companie, precum ?i rezolvarea
conflictelor care apar din nerespectarea regulilor de disciplin? ?i etic? din
cadrul societ??ii.

1.5 Studiul sistemului informa?ional

            1.5.1
Prezentarea activit??ii economice

Activitatea începe atunci când
reprezentantul clientului/companiei solicit? un agent de vânzare pentru
începerea unei lucr?ri. În func?ie de zona reprezentantului, acestuia îi este
desemnat un agent de vânz?ri. Acesta îi face o ofert? personalizat? ce con?ine
echipamentele ?i serviciul necesare clientului, se semneaz? un contract, care
mai apoi este trimis de agentul de vânz?ri în implementare prin intermediul
serviciului de email.

Contractul semnat de reprezentant
este primit de serviciul informatic care îl descarc? în sistemul societ??ii si
porne?te fluxul informa?ional.

Departamentul de livrare ?i suport vânz?ri se ocup? cu implementarea contractelor, realizând
copii ale documentului care urmeaz? sa fie prelucrate astfel:

§  Un exemplar este anexat
în dosarul aferent clientului/companiei.

§  Al doilea exemplar
este depus ?i arhivat în cadrul societ??ii.

Pe baza contractului,
furnizorului îi este trimis? o cerere de achizi?ie în baza c?ruia acesta î?i
poate începe activitatea de preg?tire a echipamentelor solicitate de client ?i
î?i poate alege ?i echipa tehnic? ce se va ocupa de lucrare.

Dup? finalizarea lucr?rii,
agentul de vânz?ri ce a încheiat contractul cu reprezentantul clientului, vine
?i verific? func?ionalitatea acesteia, iar dac? aceasta func?ioneaz? corect, se
încheie un proces verbal de bun? func?ionare a lucr?rii . Procesul verbal se
trimite în implementare pentru emiterea facturii, prin intermediul serviciului
de email.

Procesul verbal este primit de
departamentul financiar contabilitate care emite o factur? în trei exemplare:

§  Dou? facturi
originale sunt expediate clientului printr-o firm? de curierat. Un original
este p?strat de acesta, iar cel de al doilea este semnat si trimis pentru a fi
anexat în dosarul facturier pentru prezentarea acestuia în cazul unui control
fiscal.

§  O copie este ata?at?
dosarului aferent clientului/companiei.

Dup? realizarea pl??ii facturii
de c?tre client/companie, furnizorul prime?te prin intermediul serviciului de
email, un num?r de recep?ie care va fi trecut pe factura acestuia, care ajunge
în departamentul financiar contabilitate al societ??ii ALEXACOM pentru
verificare ?i plat?.

 

            1.5.2 Schema fluxului informa?ional
aferent temei

CLIEN?I

ALEXACOM

FURNIZORI

Acceptare

Acceptare

Contract

Factur?

Cerere
ofert?

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Oferte

Contract

Cerere
achizi?ii

Factur?

Proces
verbal

Acceptare

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Factur?
furnizor

Num?r recep?ie

Factur?
furnizor

Finalizare lucrare

Acceptare

            Grafic,
toata activitatea prezentat? la punctul anterior poate fi redactat? astfel:

 

Schema fluxului informatic :

Creare
contract

 

Verificare ?i semnare

                                               

Anexat

 

                                                        

Creare cerere de achizi?ii

                                                                     

Arhivare

                                 

Creare proces verbal

 

 

 

 

 

Creare factur?
 

                                                                     

 

 

Se trimit
clientului

Arhivat

                                            

Verificare ?i semnare

 

 

Original p?strat de client

                                           

Se trimite înapoi societ??ii

Anexat

 

 

 

                                                             

1.5.3 
Documente utilizate

Principalele documente
utilizate în activitatea de implementare a contractelor sunt:

Contractul

Actul prin care cele dou?
par?i se pun de comun acord în stabilirea obiectivului, valorii, condi?iile,
termenii ?i perioada de valabilitate a contractului.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             Oferta

             Este documentul ce con?ine lista
produselor de?inute de o persoana juridic? ?i este destinat? comercializ?rii.
În aceasta se specific? pre?urile unei unit??i de produs, descrerea acestuia,
condi?iile de livrare, cât ?i cele de plat?.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Cererea de achizi?ie

            Este exprimarea scris? a companie pe
baza contractului semnat de client, cu scopul de a ob?ine echipamentele
solicitate de la furnizor, acceptând termenii de livrare ?i plat?.

 

            Proces-verbal

            Actul realizat de c?tre
agentul de vânz?ri, prin care se atest? corecta func?ionare a lucr?rii
efectuate clientului.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            Factura fiscal?

            Este documentul ce
con?ine datele fiscale de identificare ale clientului, precum si datele
companiei/furnizorului care a emis factura. Acesta mai cuprinde si lista
produselor si serviciilor prestate clientului, cota de TVA, pre?ul ?i cantitatea,
precum ?i valoarea fiec?rui produs.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Fi?? de expediere

Este documentul de
înso?ire a facturii, ce con?ine datele clientului ?i al companiei , precum ?i
datele firmei de curierat.

 

 

 

 

 

 

1.5.4 Procedurile utilizate

Sosirea
contractului

OP1: Verificarea identitate client

NU

DA

Contract
refuzat

Contract
acceptat
 

 

 

 

 

 

                                   

OP2: Cerere de achizi?ii

Se începe efectuarea lucr?rii

 

 

 

                                                                                                                     

OP3: Verificare func?ionalitate lucrare

NU

DA

Func?ional

Nefunc?ional

 

 

 

 

 

                                                                                                                    

OP4: Se remediaz? problemele

                                                                                                                    

OP5: Facturare

OP6: Preg?tirea livr?rii

 

Mijloc de
transport

Livrare
efectuat?

Livrare
preg?tit?

Factura

                                                             

 

 

 

OP7: Expediaz? factur?

 

 

 

 

Opera?ia 1: În departamentul de
livrare ?i suport vânz?ri se verific? toate datele legate de companie ?i despre
reprezentantul clientului care semneaz? contractul.

Opera?ia 2: Dup? ce clientul a fost verificat, se
realizeaz? cererea de achizi?ii, care va fi trimis? ulterior furnizorului
pentru preg?tirea comenzii.

Opera?ia 3: La finalizarea lucr?rii, agentul de vânzare
care a încheiat contractul se va prezenta ?i va analiza func?ionalitatea acesteia
?i va încheia un proces verbal.

Opera?ia 4: Echipa tehnic? va începe remedierea
problemelor ap?rute, iar mai apoi se va reveni la opera?ia 3.

Opera?ia 5: Dup? primirea procesului verbal,
departamentul de livrare ?i suport vânz?ri, întocme?te factura cu datele
corespunz?toare ale clientului ?i ale echipamentelor.

Opera?ia 6: Se preg?te?te livrarea facturii c?tre client
cu ajutorul unei firme de curierat.

Opera?ia 7: Se efectueaz? livrarea c?tre client.

            1.5.5 Analiza sistemului actual ?i
identificarea neajunsurilor existente în func?ionarea sistemului existent

            În
cadrul sistemului informa?ional prezentat, s-au identificat urm?toarele puncte
slabe:

–       
O bun? parte din eviden?? este realizat? utilizând
tabelele Excel, ceea ce rezult? o structur? incorect? ?i un mod complicat de
actualizare în cazul  mai multor date.

–       
C?utarea unui furnizor sau client se realizeaz? prin
c?utarea acestora prin registrele de eviden??, acestea nefiind în format
electronic.

–       
Arhivarea ?i gestionarea 
documentelor se face manual, ceea ce conduce la apari?ia unor erori
precum ?i la extinderea timpului alocat unui contract.

           1.5.6 Direc?ii de perfec?ionare a
sistemului actual

            Pentru îmbun?t??irea fluxului
economic existent la nivelul întregii companii, este necesar? proiectarea unui
sistem informatic modern, apt s? eficientizeze ?i s? automatizeze toate
procedurile manuale de introducere, prelucrare ?i transmitere a datelor din
sistem.

          
Actualizarea datelor va trebui efectuat? în mod direct în tabelele baze
de date, f?r? a mai implica înscrisurile manuale, iar arhivarea va fi
automatizat? pentru a cre?te eficien?a privind gestionarea clien?ilor, a
furnizorilor, a contractelor ?i al facturilor. Dup? implementarea acestui
sistem informatic modern, se va putea emite rapoarte complexe.

           În
concluzie, adoptarea acestui sistem informatic, va conduce la realizarea urm?toarelor
aspecte practice:

–       
Erorile vor începe s? se diminueze.

–       
Viteza de lucru va cre?te, în ceea ce prive?te prelucrarea
datelor.

–       
Verificarea clien?ilor ?i al furnizorilor va fi mult mai u?oar?
de realizat.

–       
Viteza de rulare ?i de realizare a rapoartelor complexe va
cre?te.

Capitolul
II Proiectarea de ansamblu a sistemului informatic

 

2.1 Definirea obiectivelor ?i oportunit??ii sistemului / aplica?iei informatice

x

Hi!
I'm Dora!

Would you like to get a custom essay? How about receiving a customized one?

Click here